金鵬講堂│吳兵：運用“三個(gè)意識”做好企業(yè)法律風(fēng)險防范工作

前言

　　我們知道，市場(chǎng)經(jīng)濟必然是法治經(jīng)濟，而法治經(jīng)濟就要求市場(chǎng)主體除了遵循市場(chǎng)規律外，還要遵循法律規則，一切都依法辦事，方能形成良好的市場(chǎng)秩序。

　　法治是規則之治，秩序離不開(kāi)規則。合同條款是當事人之間的契約規則，法律條文是公民之間的行為規則，法律還是司法機關(guān)的裁判規則、執法機關(guān)的執法規則以及行業(yè)監管部門(mén)的監管規則。違反規則就應該承擔法律責任，這包括民事責任、行政責任和刑事責任，但企業(yè)違反規則的代價(jià)往往并不止于承擔法律責任，隨之而來(lái)的，可能還要承擔很多其他負面社會(huì )評價(jià)的壓力和打擊，所以做好企業(yè)法律風(fēng)險防范的必要性和重要性是不言自明的。

　　企業(yè)是人、財、物共同組成的組織，這里的人既包括投資者也包括企業(yè)員工，防范企業(yè)法律風(fēng)險是大家共同的責任，每一位員工都不能置身事外。如我國《民法典》、《公司法》、《勞動(dòng)法》等法律法規規定了公司董事、監事、高級管理人員對公司負有勤勉盡責義務(wù)及損害公司利益的賠償責任，規定了員工因故意或重大過(guò)失造成企業(yè)損失的應承擔賠償責任，甚至把某些情形下的主要責任人和直接責任人應承擔刑事責任寫(xiě)進(jìn)了《刑法》。

　　防范企業(yè)法律風(fēng)險不難，法律知識隨處可見(jiàn)、隨手可得，企業(yè)員工往往不需要經(jīng)過(guò)特別的法律專(zhuān)業(yè)訓練，只要有良好的法律意識，僅憑自身文化水平、生活經(jīng)驗和良好的社會(huì )意識就能在工作中為企業(yè)過(guò)濾很多法律風(fēng)險。有位法學(xué)教授說(shuō)過(guò)，法律不外乎是“常識、常情、常理”，換言之，法律雖是一門(mén)專(zhuān)業(yè)知識，但大多數法律規則都是源于現實(shí)生活的經(jīng)驗總結，所以，我們不能以“不懂法律”作為借口對工作中的法律風(fēng)險視而不見(jiàn)、聽(tīng)之任之。

　　根據多年的法律工作經(jīng)驗，個(gè)人認為，我們的企業(yè)和員工只要具備了“三個(gè)意識”即證據意識、誠信意識和團隊意識，就能做好企業(yè)法律風(fēng)險防范工作?！白C據”、“誠信”和“團隊”這三個(gè)詞我們經(jīng)常放在嘴上說(shuō)，尤其是后兩個(gè)詞，想必大部分人都會(huì )覺(jué)得是司空見(jiàn)慣、習以為常，所以很多時(shí)候也就停留在嘴上說(shuō)，而沒(méi)有落實(shí)在具體行動(dòng)上。

　　下面就來(lái)講一講，如何運用“三個(gè)意識”來(lái)做好企業(yè)法律風(fēng)險防范工作。

01/證據意識

　　有句俗語(yǔ)，口說(shuō)無(wú)憑，立字為證。單純口頭所說(shuō)的內容因記憶的局限性和利益變動(dòng)而不具有穩定性，當在對事實(shí)是否發(fā)生、如何發(fā)生、發(fā)生時(shí)間等存在爭議時(shí)，我們需要用客觀(guān)證據來(lái)辨明。

　　規章制度是證據。企業(yè)制訂規章制度，不能停留在管理者口頭上，必須成文并公開(kāi)發(fā)布，否則管理者無(wú)法運用，停留在口頭的往往是潛規則，這在企業(yè)管理中是要不得的。

　　書(shū)面合同是證據。我們在菜市場(chǎng)買(mǎi)菜，一手交錢(qián)、一手交貨，買(mǎi)定即走人，但企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中進(jìn)行投資、買(mǎi)賣(mài)、委托、承發(fā)包等活動(dòng)應當簽訂書(shū)面合同。合同是確定當事人權利義務(wù)的依據，合同執行人需要依據合同約定進(jìn)行履約，財務(wù)需要書(shū)面合同進(jìn)行記賬、收付款、開(kāi)發(fā)票、報稅，出現糾紛訴至法院主張權利，立案時(shí)需要合同，審判人員作裁判時(shí)也需要依據當事人之間簽訂的合同。

　　沒(méi)有簽訂合同就進(jìn)場(chǎng)施工，若是合同最終簽不下來(lái)，工程進(jìn)度就會(huì )卡殼，并不是所有事情都能先上車(chē)、后買(mǎi)票，無(wú)合同交易，得不償失者居多。

　　寫(xiě)進(jìn)合同的交易內容，管理者必須嚴格審查，諸如交易條件、交易標準、交易對價(jià)、履行順序和時(shí)間。需要多部門(mén)相互配合才能履行的合同，必須共同審查，比如商品房的交付時(shí)間、交付標準，工程部門(mén)要審查，擬采購設備的性能標準，使用部門(mén)要審查，凡此種種。

　　付款記錄是證據。企業(yè)交易的資金往來(lái)大多數應通過(guò)金融機構，付款時(shí)應備注用途，銀行回單會(huì )留下記錄。與同一個(gè)主體有多筆交易時(shí)，單筆付款要注明對應哪一筆交易或哪一筆款項；有借款往來(lái)時(shí)，要注明是借出借款還是償還借款。

　　交付文件是證據。交付是履行義務(wù)的標志，比如出賣(mài)人向買(mǎi)受人交付貨物、開(kāi)發(fā)商向購房人交付商品房、出租人向承租人交付租賃房屋/商鋪、承包人向發(fā)包人交付工程、承攬人向委托人交付工作成果。我們履行交付義務(wù)時(shí)，要在交付文件上如實(shí)填寫(xiě)交付時(shí)間、交付內容及其驗收情況并讓相對方蓋章或其授權代表簽名確認；我們受領(lǐng)交付時(shí)，要事先驗收相對方交付的工程、貨物、工作成果是否符合約定，不經(jīng)仔細驗收就簽署交付文件，交付風(fēng)險巨大。

　　書(shū)面函件是證據。當事人在合同履行過(guò)程中通常會(huì )有書(shū)面函件往來(lái)，或郵寄、或當面遞交，內容有事項通知、履行催告、異議表達、同意應允等等。函件送達相對方后便成為其手中的證據材料，函件的必要性及其內容必須事先審查。在法律規定或合同約定應履行通知義務(wù)時(shí)，我們應保留發(fā)送通知的記錄即送達記錄，如郵政快遞回單、電子郵件記錄、微信聊天記錄等，保護自身權利，避免法律風(fēng)險；比如，保修期內出現質(zhì)量問(wèn)題、債務(wù)履行期屆滿(mǎn)甚至可能超出3年訴訟時(shí)效以及法律規定或合同約定應進(jìn)行書(shū)面通知的事項均應及時(shí)發(fā)送發(fā)出通知。

　　法諺有云，法律不保護睡在權利上的人，一旦遇到相對方履行合同不符合約定，應及時(shí)發(fā)函提出主張，否則超過(guò)訴訟時(shí)效便在訴訟中喪失勝訴權。

能成為證據的還有錄音、視頻、實(shí)物、電子數據等等，證據材料形式多樣，不再一一枚舉。

　　要注意文件資料的完整性。文件資料要注意內容完整和形式完整。文件內容不完整的常見(jiàn)表現是空白部分不填寫(xiě)也不刪劃、遺漏時(shí)間未填寫(xiě)、遺漏人員簽名。

　　以合同文件和交付文件為例

　　合同上有簽名蓋章但年月日是空白，就無(wú)法準確地判斷合同簽訂和生效時(shí)間，更無(wú)法進(jìn)行以合同簽訂和生效時(shí)間作為起點(diǎn)的期限計算；

　　交接確認書(shū)遺漏其中一項未填寫(xiě)交接情況，就無(wú)法讓他人判斷是否完成交接；

　　交付確認書(shū)不記錄交付時(shí)間，就無(wú)法判斷是按時(shí)交付還是延遲交付抑或延遲交付的時(shí)間；

　　交付確認書(shū)相對方?jīng)]有蓋章確認或沒(méi)有其授權代表在交付文件上簽名，就難以證明交付義務(wù)履行完畢。

　　我們要知道，一份文件或表格事先預留空白部分讓使用者填寫(xiě)，必然是有用處和必要性的；有內容則填寫(xiě)完整、無(wú)內容應予刪劃，切記填寫(xiě)時(shí)大而化之、敷衍了事。文件形式不完整通常表現是缺頁(yè)、缺附件，比如工程類(lèi)合同常常有圖紙或價(jià)格清單明細作為附件，用印時(shí)不能遺漏，否則極易扯皮。

　　要注意文件資料的保管。我們在辦理訴訟案件過(guò)程中，時(shí)不時(shí)就會(huì )遇到找不到合同原件的情況，很是麻煩。合同用印完成后必須保留一份在檔案室登記存檔，盡量使用復印件，原件借還都要登記，這是管理常識。合同找不到原件，肯定是管理環(huán)節出了問(wèn)題，往往都是用印完畢就不管合同原件是否交回，這樣會(huì )存在很大風(fēng)險隱患。

其實(shí)，證據意識就是權利保護意識，應盡量讓工作上的事情完整留痕。我們要養成良好的證據意識也很簡(jiǎn)單，只要謹記兩個(gè)詞——規范和嚴謹。

　　①規范是要求既定的標準做法去完成工作，不逾距；

　?、趪乐斒且蠹毿?、謹慎地去完成工作，不隨意；

　?、矍杏浄彩麓种Υ笕~。規范和嚴謹也不是一日能夠做到的，需要在工作中不斷學(xué)習、積累和完善，但企業(yè)員工尤其管理人員理應要求自己做到。

02/誠信意識

　　誠信，不僅是道德自律，也是法律原則。我國《民法典》第七條就規定，民事主體從事民事活動(dòng)，應當遵循誠信原則，秉承誠實(shí)，恪守承諾。

　　有個(gè)說(shuō)法叫“法律是最低限度的道德”。這可以理解為，一個(gè)人的行為如果符合社會(huì )上的道德自律要求，基本不會(huì )構成對法律的違背。從法律的角度來(lái)看，民事法律上的違約、欺詐行為大多跟誠信缺失相關(guān)，行政法律多將弄虛作假這一不誠信行為作為監管對象，刑事法律規制的坑蒙拐騙行為都有不誠信的影子。近些年，各類(lèi)企業(yè)信用懲戒規范相繼出臺，一旦出現誠信污點(diǎn)，被懲戒企業(yè)的經(jīng)營(yíng)立即受到影響，到處束手束腳?？梢?jiàn)，行為誠信是法律的共性要求、社會(huì )發(fā)展的必然趨勢。

　　每個(gè)人都具有一定的誠信自律性，但在某種大環(huán)境中，人們?yōu)榱瞬┤∫恍├?，往往就主?dòng)失去誠信意識，法律風(fēng)險敏感性也隨之降低。

　　舉個(gè)生活中常見(jiàn)的例子

　　車(chē)輛都知道應該按規定速度行駛，超速是違法行為將會(huì )被罰，但在沒(méi)到超速監控攝像頭的地方，車(chē)輛往往會(huì )超速行駛，節約路途行駛時(shí)間；可是一旦被移動(dòng)監測設備或交警抓到，只能認罰。這就是大環(huán)境下的行為博弈。

正如車(chē)輛在道路上行駛要跟交警打交道，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中要跟行政機關(guān)打交道，他們或為我們提供服務(wù)，或對我們進(jìn)行市場(chǎng)監管、行業(yè)監管。

　　土地使用權及其規劃有自規部門(mén)監管，其依據是土地管理法、城鄉規劃法。

　　施工許可、建筑質(zhì)量、資質(zhì)等級有住建部門(mén)主管，其依據是建筑法、建設工程質(zhì)量管理條例、建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)管理規定。

　　安全生產(chǎn)有安監部門(mén)監督管理，其依據是安全生產(chǎn)法。

　　企業(yè)登記、市場(chǎng)交易、廣告發(fā)布等由市監部門(mén)提供服務(wù)和管理，其依據是公司法、產(chǎn)品質(zhì)量法、反不正當競爭法、廣告法。

　　人社部門(mén)主管社保征繳、農民工工資發(fā)放、工傷認定及待遇發(fā)放，其依據是勞動(dòng)法、社會(huì )保險法、工傷保險條例以及農民工工資支付保障條例。

　　還有稅務(wù)、金融、環(huán)保等機關(guān)按財稅金融法規、環(huán)保法規各司其職。

以上列舉的法律法規在實(shí)施過(guò)程中還有相關(guān)配套法律或政策文件，數量成百上千，面對如此繁雜的法律體系，即便是專(zhuān)門(mén)搞法律的人也不一定能摸清所有的法律風(fēng)險點(diǎn)，那么企業(yè)及其員工如何進(jìn)行法律風(fēng)險防范呢？

　　答案只有一個(gè)，樹(shù)立誠信意識——不虛構事實(shí)、不弄虛作假。

政企之間或企業(yè)之間的事務(wù)往來(lái)大多數都是書(shū)面形式，如商務(wù)合作要簽訂書(shū)面合同，申請證照許可和辦理保險理賠等需要遞交書(shū)面材料，這些都會(huì )留下記錄、形成檔案，一旦我們提供的信息、材料不真實(shí)或是故意偽造，會(huì )留下很大隱患；輕者被行政處罰、信用懲戒，重者承擔刑事責任、面臨牢獄之災。

　　舉個(gè)例子

　　宣城市李某于2018年10月使用其本人社?？槠涞艿苻k理住院治療，通過(guò)醫療保險統籌基金合計報銷(xiāo)6334.42元，被監察機關(guān)以詐騙罪提起公訴。

　　刑法上的很多犯罪都與弄虛作假有關(guān)，如詐騙罪、虛開(kāi)發(fā)票/增值稅專(zhuān)用發(fā)票罪、保險詐騙罪、生產(chǎn)銷(xiāo)售偽劣產(chǎn)品罪、偷稅逃稅罪、串通投標罪、提供虛假證明文件罪、虛假出資罪、騙貸罪、重大責任事故罪等等。

　　如果單位涉嫌這些犯罪，主要責任人和直接責任人需要承擔刑事責任，也就是說(shuō)，企業(yè)管理人員和一線(xiàn)員工也不應該忽視個(gè)人職場(chǎng)上的刑事法律風(fēng)險，樹(shù)立誠信意識幫助企業(yè)進(jìn)行法律風(fēng)險防范也是在進(jìn)行個(gè)人職業(yè)法律風(fēng)險防范。

　　當然，誠信意識不是呆板、機械，因時(shí)因地因事合理、準確地運用不同策略處理工作與守誠信不相矛盾。

03/團隊意識

　
　　目標、規范、協(xié)作和互補是團隊的特征。

　　人體器官是團隊——由五臟六腑和腦、眼、口、鼻、耳、手、足組成，各大生理系統相互協(xié)調維持生命；腦袋在開(kāi)小差，耳朵會(huì )聽(tīng)不進(jìn)他人的講話(huà)內容；眼睛不看路，腳就會(huì )踩坑致人摔倒。就像組隊打游戲一樣，面對強敵，不怕神一樣的對手，就怕豬一樣的隊友，這就是團隊不協(xié)調會(huì )產(chǎn)生的風(fēng)險。

　　企業(yè)是團隊，由各職能部門(mén)、產(chǎn)業(yè)模塊不同分工的人員相互協(xié)作才能完成企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標，有的部門(mén)是腦袋，有的部門(mén)是眼口鼻手足。

　　團隊意識就是一種你當我的耳朵、我當你的眼睛、他當我們的手足的協(xié)作意識。

　　企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中會(huì )面臨市場(chǎng)風(fēng)險、政策風(fēng)險、合規風(fēng)險等，但這些風(fēng)險最終將以法律上的后果進(jìn)行呈現，所以防范企業(yè)法律風(fēng)險絕不是哪一個(gè)人、哪一個(gè)部門(mén)的單獨責任，是需要整個(gè)團隊來(lái)密切配合進(jìn)行防御。

　　比如，把控工程質(zhì)量需要設計、采購、施工、工程管理等人員共同遵守既定規范，嚴格把關(guān)，任何一個(gè)環(huán)節有瑕疵都會(huì )導致工程質(zhì)量不合格甚至引起安全事故；

　　房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)項目要想按時(shí)交房，需要營(yíng)銷(xiāo)、施工、采購、財務(wù)融資等部門(mén)相互配合開(kāi)展工作，一個(gè)環(huán)節掉鏈子都可能導致無(wú)法正常交房；

　　一筆重大投資交易需要投拓、財務(wù)融資、法務(wù)、業(yè)務(wù)等部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員共同配合，會(huì )經(jīng)過(guò)考察調研、商務(wù)談判、合同簽約和合同履行等步驟，往往一個(gè)部門(mén)要依賴(lài)和信任其他部門(mén)提供的信息作為本部門(mén)開(kāi)展工作的基礎，在這個(gè)過(guò)程中，若有一個(gè)部門(mén)提供的信息不夠真實(shí)、準確或完整，將可能導致整個(gè)交易失敗，或若業(yè)務(wù)執行部門(mén)將合同束之高閣、不按簽約內容履約，結果將會(huì )是要么損害企業(yè)利益，要么出現違約而被索賠。

　　養成團隊意識需要團隊成員具有主人翁精神，把團隊的事情當成自己的事情記掛心間并付諸行動(dòng)，在工作中要相互補位，杜絕“事不關(guān)己、高高掛起”，避免各自為政，拒當“豬隊友”。以主人翁精神要求自己，以團隊意識指導行為，同舟共濟，就能將大部分企業(yè)法律風(fēng)險消滅在萌芽狀態(tài)。

　　舉個(gè)反面例子

　　2008年9月15日上午10時(shí)整，雷曼兄弟公司向法院申請破產(chǎn)保護，消息瞬間通過(guò)電視、廣播和網(wǎng)絡(luò )傳遍地球的各個(gè)角落，令人匪夷所思的是，10分鐘后德國國家發(fā)展銀行居然按照外匯掉期協(xié)議的交易，通過(guò)計算機自動(dòng)付款系統向雷曼兄弟公司轉入了3億歐元——肉包子打狗有去無(wú)回，獨立調查結果發(fā)現與該事件相關(guān)的人員有十多位，上到董事長(cháng)下到操作員，其中多數知悉雷曼公司破產(chǎn)的消息，但幾乎是每個(gè)人都開(kāi)了點(diǎn)小差，沒(méi)有在自己的環(huán)節而是依賴(lài)于他人去作出正確的處理，結果這些精英一起創(chuàng )造出了“德國最愚蠢的銀行”。有人認為，是這家銀行制度設計出了問(wèn)題，否則即便工作人員開(kāi)小差，錢(qián)也付不出去；但換個(gè)角度，假如其中有一個(gè)人有點(diǎn)主人翁精神，把這事情當作自己的事情去處理，照樣不會(huì )發(fā)生這樣的結果。

　　任何企業(yè)制度流程設計都可能因外部環(huán)境發(fā)生變化而出現不合時(shí)宜的地方，但是都可以通過(guò)人的主動(dòng)作為進(jìn)行彌補。

　“汝果欲學(xué)詩(shī)，工夫在詩(shī)外”，進(jìn)行企業(yè)法律風(fēng)險防范也是一樣。證據意識、誠信意識以及團隊意識是筆者分析眾多法律風(fēng)險案例發(fā)生背后的行為邏輯而總結出來(lái)的，雖不能以偏概全，但面對多如牛毛的法律條文和錯綜復雜的工作實(shí)踐，不失為一種防范法律風(fēng)險的思維方式。